הבית הדיגיטלי החדש של סינאל. ממשיכים להתחדש בשבילכם.
ניהול נוכחות משפיע על השכר, התפעול, משאבי האנוש ותכנון כוח האדם. כאשר הנתונים מנוהלים בקבצים נפרדים או בתהליכים שאינם אחידים, עלולים להיווצר פערים בין דיווח העובד לבין המידע שמגיע למנהלים ולמחלקת השכר.
מערכת נוכחות מסייעת לנהל את התהליך בצורה מובנית: לאסוף דיווחים, לעבד אותם לפי הכללים שהוגדרו, לזהות חריגים, לאפשר אישורים ולהפיק דוחות. הפחתת העבודה הידנית תלויה גם באיכות הדיווח ובתהליך הבדיקה והאישור בארגון.
מערכת הרמוני מתאימה לארגונים הזקוקים לניהול מסודר של נתוני נוכחות באתר אחד או במספר אתרים. ההתאמה נבחנת לפי מורכבות העבודה, הסכמי ההעסקה ותהליכי השכר, לצד גודל הארגון.
המערכת רלוונטית, בין היתר, למוקדי שירות, חברות הייטק, משרדי עורכי דין ורואי חשבון, חברות כוח אדם, אחזקה וניקיון, תיירות והסעות, מפעלים, בתי מלון, אתרי בנייה, מוסדות חינוך ומרכזים לוגיסטיים. בארגונים הפועלים במשמרות או סביב השעון, כדאי לבחון במיוחד את הטיפול במעבר בין ימים, בהיעדרויות, באישורים ובשיוך שעות בין אתרים ויחידות.
שעון נוכחות הוא מסוף לדיווח כניסה, יציאה ולעיתים פעולות נוספות, בהתאם לדגם. הוא עשוי להשתמש בכרטיס, בתג או באמצעי זיהוי אחר. אפליקציה ופורטל הם ערוצי דיווח חלופיים או משלימים למסוף הפיזי.
מערכת נוכחות היא סביבת הניהול שבה הדיווחים מרוכזים, מעובדים ונבדקים. היא מאפשרת ניהול חריגים, אישורים ודוחות והכנת הנתונים להמשך טיפול, בהתאם ליכולות ולמודולים שנבחרו.
שעוני הנוכחות יכולים להימכר ולהיות מוטמעים גם ללא רכישת מערכת נוכחות של סינאל, בהתאם לצורכי הארגון ולתשתיות הקיימות. יש לבדוק את התאימות למערכת שאליה הם מיועדים להתחבר. שילוב אמצעי הדיווח עם הרמוני ופתרונות משלימים יכול ליצור תהליך רציף יותר, משלב הדיווח ועד לבקרה ולהעברת הנתונים לשכר.
הרמוני אוספת דיווחים ומעבדת אותם בהתאם להסכמי העבודה, לתנאי ההעסקה ולמבנה הארגון, כפי שהוגדרו במערכת. היא תומכת בניהול נתונים לפי אתרים, יחידות ומחלקות, ומאפשרת להכין אותם לתהליכי שכר ובקרה.
היכולות הזמינות תלויות בגרסה, ברישוי, במודולים ובתצורת ההטמעה. בעת אפיון הפתרון יש להגדיר אילו פעולות נדרשות לארגון:
חשוב להבחין בין חישוב שעות לבין חישוב שכר. מערכת הנוכחות מעבדת נתוני זמן והיעדרות; מערכת השכר מחשבת רכיבי שכר וניכויים ומפיקה תלושים. יש לבדוק את הממשק ביניהן, את האישורים ואת בקרת הקליטה.
הערך הארגוני נובע מהיכולת להפוך נתוני זמן עבודה למידע שאפשר לבדוק ולפעול לפיו. תהליך שהוגדר והוטמע כראוי יכול לסייע לארגון:
לשפר את הבקרה על דיווחי נוכחות ולזהות נתונים חסרים.
להפחית הקלדות חוזרות ועבודה ידנית בתיקונים ובאישורים.
ליצור תהליך ברור בין עובדים, מנהלים, משאבי אנוש ושכר.
להנגיש מידע למנהלים בהתאם להרשאות.
לחבר בין נתוני הנוכחות לתהליך השכר ולנהל נתונים בארגונים מרובי אתרים.
Harmony Cloud הוא פתרון לניהול נוכחות בסביבת ענן, המאפשר גישה לנתונים באמצעות האינטרנט, בהתאם להרשאות ולתצורת המערכת. הוא מתאים גם לארגונים עם מספר אתרים או מנהלים הזקוקים לצפייה ולאישור נתונים מרחוק.
בתצורת הענן ניתן לבחון גישה באמצעות דפדפן, צפייה בנתונים, דוחות, תיקונים ותהליכי אישור. יש להגדיר אילו פעולות זמינות לעובד, למנהל ולמחלקת השכר, ומהו מועד עדכון הנתונים בכל ערוץ.
בבחירת הפתרון יש לבחון מי רשאי לצפות במידע, לשנות אותו ולאשרו, כיצד מתועדות הפעולות ומהם תנאי הגיבוי, השחזור והגישה של גורמי תמיכה. יש לבקש מסמכי אבטחת מידע ותנאי שירות המתייחסים לתצורה המוצעת.
מודול פרויקטים וסעיפים תקציביים מאפשר לנהל ולנתח שעות עבודה לפי פרויקט, משימה או סעיף תקציבי. הוא מתאים לארגונים שבהם השעות משויכות לפעילות מוגדרת, כגון לקוח, אתר, הזמנת עבודה או משימת שירות.
באמצעות המודול ניתן לבחון את השקעת השעות, להשוות דיווחי נוכחות לדיווחי פרויקטים ולנתח פערים מול תכנון, בהתאם להגדרות ולדוחות הזמינים.
במהלך האפיון כדאי לבדוק:
שיוך שעות לפרויקט אינו מוכיח לבדו מהי עלות השכר. לבקרה כספית יש להבחין בין שעות מדווחות, שעות מאושרות, אומדן עלות ותוצאת חישוב השכר.
תוכנה לסידור עבודה מסייעת בתכנון משמרות ובשיבוץ עובדים לפי זמינות, צרכים תפעוליים, מחלקות ופרויקטים. היא רלוונטית למוקדים, מפעלים, רשתות, בתי מלון וחברות שירות הפועלים במשמרות.
יש לבחון את מערכת סידור העבודה כיכולת או כרכיב משלים, ולוודא שהיא כלולה בפתרון המוצע. בעת ההדגמה כדאי לבדוק:
מודול חיוב לקוחות מאפשר לנהל שעות גם מנקודת המבט של חיוב הלקוח, לצד הנתונים המשמשים לתשלום לעובד. הוא רלוונטי לחברות שירות, כוח אדם, ניקיון, אבטחה, אחזקה ומיקור חוץ, שבהן שעות עבודה משויכות ללקוחות ולאתרים.
באמצעות המודול ניתן לנהל לקוחות, אתרים ותקנים, לנתח שעות ולהשוות בין שעות לתשלום לבין שעות לחיוב, בהתאם לכללים וליכולת המודול.
חשוב להפריד בין הסכם השירות עם הלקוח לבין זכויות העובד. מסגרת חיוב או תקציב אינה קובעת לבדה את השעות שיש להביא בחשבון לצורך השכר.
סינאל מציעה מערכת נוכחות, פתרונות דיווח ומודולים משלימים. הערך של מעטפת הפתרונות הוא האפשרות לבחון את רצף העבודה: דיווח, עיבוד, חריגים, אישורים, דוחות והעברת נתונים לשכר. היקף החיבור תלוי ברכיבים ובממשקים שנבחרו.
לכל ארגון מבנה עבודה שונה: מטה, שטח, משמרות, סניפים, אתרי ייצור, פרויקטים והסכמי העסקה. לכן, בחירת מערכת נוכחות צריכה להתבסס על שאלות מעשיות:
כדאי לבקש הדגמה של מקרה מלא: דיווח כניסה ויציאה, השלמת דיווח חסר, אישור מנהל וקליטת הנתונים בשכר. יש להראות גם איך מטופלים תיקון מאוחר או רשומה שלא נקלטה.
הרמוני היא מערכת לניהול ולעיבוד נתוני נוכחות של סינאל. היא מרכזת דיווחים, מעבדת שעות והיעדרויות לפי הכללים שהוגדרו ומסייעת בניהול חריגים, אישורים ודוחות ובהכנת הנתונים לשכר. היכולות והמודולים תלויים בתצורה שנבחרה.
ניתן לחבר את הרמוני למערכות שכר באמצעות ממשקים מתאימים. יש לוודא תמיכה במערכת השכר שבארגון, אילו נתונים מועברים, מתי הם מאושרים וכיצד נבדקת הקליטה. אמינות הבקרה תלויה גם באיכות הדיווח ובהגדרות. חיבור כשלעצמו אינו מבטיח דיוק.
סינאל מציעה פתרון נוכחות בענן. יש לוודא מהי התצורה המוצעת ולבחון הרשאות, תיעוד שינויים, גיבוי ושחזור, גישה של גורמי תמיכה ותנאי שירות. מסמכי אבטחת המידע צריכים להתייחס לפתרון שייושם בארגון.
סינאל מציעה פתרונות שכר, מערכת נוכחות ואמצעי דיווח, ובהם שעוני נוכחות. מדובר ברכיבים בעלי תפקידים שונים. יש לבדוק אילו מהם נכללים בהצעה, כיצד הם מתחברים ומהו רצף הנתונים מהדיווח ועד לחישוב השכר.
אין להניח כך. יש להבחין בין ניתוח שעות לפי משמרות לבין תכנון סידור עבודה ושיבוץ עובדים, ולוודא אילו יכולות ומודולים כלולים בהצעה לארגון.
ספרו לנו מה הארגון צריך — נציג מקצועי יחזור אליכם תוך 2 ימי עסקים. בלי התחייבות, בלי לחץ.
פתרון פשוט ומהיר ליישום — שכר, נוכחות, שעונים או חבילה משולבת, כולל הטמעה ותמיכה.
שכר מורכב, הסכמים מרובים, אתרים מבוזרים, אינטגרציות ובקרת כניסה — במערכת מודולרית אחת.
ניתן לבחור במספר פתרונות
תודה שפנית אלינו, נחזור אליך ב-48 שעות הקרובות