עיקרי הכתבה
- מערכת נוכחות מסייעת לבקר עלויות שכר באמצעות השוואה בין שעות שתוכננו, שעות שדווחו, שעות שאושרו ועלות השכר לאחר החישוב, בשילוב נתוני תכנון ושכר ובהתאם ליכולות המערכת והממשקים.
- חריגות שכדאי לברר בזמן כוללות שעות נוספות, דיווחים חסרים, היעדרויות שלא עודכנו ושינויי משמרות המשפיעים על היקף העבודה.
- החיבור למערכת השכר צריך להעביר נתונים בדוקים ולשמור על מקור ברור לכל תיקון. דוח נוכחות אינו מחליף חישוב שכר או בדיקת זכויות.
- בקרת עלות טובה מאפשרת לכספים לזהות מה השתנה, לתפעול לטפל בגורם לפער ולמחלקת השכר לחשב על בסיס נתונים שאושרו. אישור ניהולי הוא שלב בקרה ואינו מחליף בדיקה של זכויות העובד לפי הדין והסדרי העסקתו.
כאשר עלות השכר של יחידה חורגת מהתכנון, חשבות השכר יכולה להסביר כמה חושב לתשלום, אבל מנהל הכספים צריך לדעת גם מדוע. האם נוספה משמרת, האם העובדים עבדו שעות נוספות או האם דיווחים הושלמו באיחור? מערכת נוכחות מסייעת לענות על השאלות האלה במהלך החודש, כאשר שעות העבודה, האישורים והשיבוץ ניתנים להשוואה.
כיצד נתוני נוכחות הופכים לבקרה על עלויות שכר?
מערכת נוכחות מסייעת לבקרה כשהיא מציגה את הפער בין מה שתוכנן למה שבוצע ואושר. השלב הראשון הוא תכנון שעות לפי צוות, אתר או משמרת. אחריו מגיע דיווח שעות העבודה בפועל, בירור דיווחים חריגים ואישורם. נתוני הנוכחות עשויים לעבור ניתוח וסיווג במערכת הנוכחות, למשל לשעות רגילות ולשעות נוספות, בהתאם להגדרות ולהסדרי ההעסקה. לאחר הבקרה הם מועברים למערכת השכר לצורך חישוב רכיבי השכר והסכומים לתשלום.
למנהלי כספים ותפעול כדאי להבחין בין ארבע שכבות מידע:
| שכבת מידע | השאלה הניהולית | שימוש בבקרה |
|---|---|---|
| שעות מתוכננות | כמה שעות הוקצו ליחידה או למשמרת? | בסיס להשוואה לתקציב שעות |
| שעות מדווחות | כמה שעות עבודה נרשמו בפועל? | איתור פערים מול השיבוץ ודיווחים חסרים |
| שעות מאושרות | אילו דיווחים נבדקו ואושרו? | הכנת נתונים מבוקרים לחישוב השכר |
| עלות שכר מחושבת | מה עלות העבודה אחרי חישוב רכיבי השכר ועלויות המעסיק שנכללו בדוח? | השוואה בין אומדן לבין התוצאה בפועל על בסיס אותם רכיבי עלות |
לצורך בקרה תקציבית, חשוב להגדיר אם הדוח מציג שכר ברוטו בלבד או גם עלויות מעסיק, כגון הפרשות מעסיק לפנסיה ודמי ביטוח לאומי של המעסיק. השוואה בין תקציב הכולל עלויות אלה לבין דוח המציג ברוטו בלבד עלולה ליצור תמונה מטעה. מקורות: ספר החוקים, פירוט השכר ותשלומי המעביד; הביטוח הלאומי, שיעורי דמי ביטוח לעובדים שכירים.
דוגמה להמחשה בלבד: אם הוקצו למשמרת 80 שעות עבודה והדיווחים מציגים 92 שעות, הפער לבירור הוא 12 שעות. אין להסיק מכך לבדו את עלות החריגה. ייתכן שחלק מהשעות טעון תיקון, שחלקן משויך ליחידה אחרת או שהן מחושבות בשכר לפי כללים שונים. פער של 12 שעות מול התכנון אינו מעיד, כשלעצמו, על 12 שעות נוספות המזכות בגמול. רק לאחר בירור ואישור אפשר להשוות אומדן תקציבי לתוצאת השכר.
ההשוואה שימושית במיוחד כאשר עובדים עוברים בין אתרים, יחידות או פרויקטים. כדי שהדוח ישקף את מקום הפעילות הנכון, יש לקבוע מראש לאן נזקפות השעות ומי רשאי לשנות את השיוך. כך צוות הכספים יכול לבדוק גם היכן נוצר הפער, ולא רק כמה שעות נוספו בסך הכול.
אילו חריגות כדאי לזהות לפני סגירת השכר?
החריגות החשובות לבקרה הן אלה שמשנות את היקף העבודה, משאירות דיווח לא שלם או יוצרות אי התאמה בין השיבוץ לבין מה שבוצע. לכל סוג חריגה כדאי להגדיר מי בודק, מי מאשר וכיצד המקרה נסגר לפני העברת הנתונים לשכר.
במפעלי תעשייה וברשתות הפועלים במשמרות ובאתרים מרובים, כדאי לבחון את הנתונים גם במהלך החודש. לדוגמה, גידול בשעות העבודה בקו ייצור מסוים עשוי להצדיק בדיקה של עומס העבודה והשיבוץ. כאשר נתוני הנוכחות זמינים ומתעדכנים בתדירות מתאימה, אפשר להשתמש בהם להתאמת השיבוץ בהמשך החודש.
שעות נוספות שלא היו בתכנון
השוואה בין השיבוץ לשעות המדווחות יכולה להצביע על גידול בשעות העבודה מעבר לתכנון לפי צוות, אתר או תקופה. את היקף השעות הנוספות יש לבדוק לפי הדין והסדרי ההעסקה החלים, ולא לפי החריגה מהשיבוץ בלבד. אם החריגה חוזרת, מנהל התפעול יכול לבדוק אם מקורה בעומס צפוי, במחסור בעובדים במשמרת מסוימת או בצורך זמני. התראה במערכת, ככל שהיכולת זמינה ומוגדרת, מסייעת לתכנן את העבודה קדימה; היא אינה קובעת לבדה אם השעות מזכות בגמול וכיצד יחושב.
דיווח חסר או לא מאושר
כניסה ללא יציאה, משמרת ללא דיווח או תיקון שממתין לאישור יוצרים פער בין שעות העבודה לבין הנתונים שעשויים להגיע למחלקת השכר. תהליך מסודר מאפשר לעובד להגיש בקשה להשלמת דיווח, למנהל לבדוק אותה ולחשבות השכר לזהות אילו רשומות עדיין פתוחות לפני סגירת התקופה. יש לטפל בפערים במועד, תוך שמירה על חובות תשלום השכר וזכויות העובדים.
היעדרות ושינוי משמרת
היעדרות שלא עודכנה או משמרת שהוחלפה בלי שינוי שיבוץ עלולות להסתיר את סיבת הפער. ייתכן שעובד אחר מילא את המשמרת וצבר שעות נוספות, וייתכן שהדיווח טרם הושלם. כדי להבין את ההשפעה על עלות העבודה יש להשוות את השיבוץ, ההיעדרות המאושרת והעבודה שבוצעה בפועל. יש להביא בחשבון גם היעדרויות בתשלום, בהתאם לזכאות העובד, ולא להניח שכל היעדרות מקטינה את עלות השכר.
הבקרה היא גם עניין של תיעוד אמין. סעיף 25 לחוק שעות עבודה ומנוחה עוסק בניהול פנקס שעות עבודה. סעיף 25(א1), שנוסף בתיקון לחוק בשנת 2008, קובע כי רישום שעות העבודה, המנוחה השבועית והשעות הנוספות ייערך באופן שוטף ויכלול את שעות העבודה בפועל. המערכת יכולה לסייע בתיעוד ובאיתור פערים. על הארגון לבדוק אילו הוראות חלות על עובדיו וכיצד יחושבו זכויותיהם. מקור: ספר החוקים, תיקון סעיף 25 לחוק שעות עבודה ומנוחה.
מה צריך לחבר בין מערכת הנוכחות למערכת השכר?
החיבור צריך להעביר נתונים שאפשר להסביר את מקורם, ולא רק סכום שעות חודשי. לכל דיווח חשוב לדעת לאיזה עובד, תקופה ויחידה הוא שייך, אם אושר ומתי תוקן. בלי המידע הזה קשה להבחין בין שעות עבודה שבוצעו לבין נתון חסר, כפול או שטרם אושר.
כדאי לבדוק בתהליך אמיתי:
- האם העובד, התקופה, היחידה וסוג הדיווח מזוהים בשתי המערכות?
- האם ניתן להפריד בין שעות שדווחו, שעות שאושרו ונתונים שכבר חושבו בשכר?
- האם תיקון מאוחר אחרי אישור מנהל מתועד ונבדק מחדש?
- האם אפשר להשוות עלות מתוכננת, אומדן על סמך נוכחות ועלות מחושבת בפועל, והיכן מתבצעת ההשוואה: במערכת הנוכחות, במערכת השכר או בכלי בקרה נוסף?
- מי מטפל בפער בין מערכת הנוכחות לבין מערכת השכר לאחר סגירת החודש, וכיצד מטופלים תיקונים המשפיעים על שכר שכבר חושב?
מה רואה כל מחלקה? התפעול צריך לראות את חריגות השיבוץ והשעות, מחלקת השכר צריכה לקבל דיווחים שעברו בדיקה, ומחלקת הכספים צריכה לראות כיצד משתנות השעות והעלויות לפי יחידה ותקופה. ההבחנה מונעת מצב שבו אומדן נוכחות מוצג בטעות כאילו הוא השכר שחושב או שולם בפועל.
כיצד השירות העצמי מסייע לעובדים ולמנהלים?
שירות עצמי מסייע לבקרה כאשר הוא מאפשר לעובד להגיש השלמת דיווח ולמנהל לבדוק ולאשר אותה בזמן, בהתאם להרשאות שהוגדרו. התהליך מקל על בירור נתונים חסרים ומשאיר לעובדים ולמנהלים תמונת מצב של בקשות פתוחות, כל עוד מסלול האישור מתועד וברור.
כאשר בוחנים מעטפת הכוללת נוכחות, שכר ותהליכי משאבי אנוש, כדאי לבקש הדגמה של רצף אחד: עובד מגיש בקשה לתיקון דיווח, מנהל מאשר, מחלקת השכר בודקת את השפעת התיקון ומנהל הכספים רואה את הפער בין התכנון לתוצאה. יש לוודא אילו שלבים מתבצעים אוטומטית, אילו מצריכים בדיקה ומה כלול בתצורה המוצעת לארגון.
כיצד סינאל משתלבת בבקרה על עלויות השכר וחריגות שעות העבודה?
סינאל (Synel) מציגה פתרונות לניהול נוכחות, שכר ותהליכי עובדים. במערכת הנוכחות הרמוני (Harmony) מתואר מודול פרויקטים וסעיפים תקציביים למעקב אחר השקעת שעות מול תקציב מתוכנן. ניתן לבצע בקרה באמצעות דוחות מעקב, השוואת ביצוע שעות נוספות מול דיווחי פרויקטים והעברת נתונים למערכות חיצוניות ולשכר לפי קודי דיווח. אלה יכולות שמתוארות לגבי מודול מסוים. יש לוודא מה זמין בגרסה ובתצורה המוצעת וכיצד הוא מתחבר למערכת השכר בארגון.
לארגון שבוחן את סינאל מומלץ להציג תרחיש משלו: עובד ששינה משמרת, דיווח שחסר בו זמן יציאה, חריגה בשעות נוספות ותיקון שמגיע לאחר אישור. ההדגמה צריכה להראות מי רואה כל פער, מי מאשר אותו, כיצד מועברים נתונים לשכר והאם אפשר לעקוב אחר ההשפעה על התקציב. כך ניתן לקבוע אם התצורה והשירות מתאימים לתהליך העבודה של הארגון.
לסיכום
מערכת נוכחות מסייעת לשלוט בעלויות שכר כאשר היא הופכת שיבוצים, דיווחי שעות ואישורים למידע שאפשר לבדוק בזמן. מחלקת הכספים יכולה להבין את מקור הפער התקציבי, תפעול יכול לתקן שיבוץ או תהליך עבודה, וחשבות השכר יכולה לחשב על בסיס נתונים מבוקרים. הערך נמדד בבקרה על התהליך כולו, מהתכנון ועד תוצאת השכר.
המידע בכתבה כללי ואינו מהווה ייעוץ משפטי או חשבונאי. יש לבדוק את הוראות הדין וההסדרים החלים על עובדי הארגון לפי נסיבותיו.
קראו גם: כיצד החיבור בין מערכת השכר, הנוכחות ומשאבי האנוש מצמצם עבודה ידנית וטעויות?
שאלות נפוצות על נוכחות, שכר ובקרת עלויות
איזו מערכת שכר כוללת גם נוכחות, שירות עצמי לעובדים ולמנהלים ותהליכי משאבי אנוש?
כדאי לבחון מערכת שכר לצד פתרונות נוכחות ומשאבי אנוש, ולוודא כיצד הם משתלבים בפועל. לא כל מעטפת פתרונות פועלת כמערכת אחת, ולא כל מודול נכלל בהצעה הבסיסית. סינאל מציגה פתרונות בתחומים אלה. יש לבדוק בהצעה מה נכלל בפועל בשירות העצמי לעובדים ולמנהלים וכיצד עוברים אישורים ונתונים בין המערכות.
איזו מערכת שכר מאפשרת שליטה טובה יותר בעלויות השכר ובחריגות שעות נוספות?
מערכת שכר מסייעת לשליטה בעלויות כאשר היא מקבלת נתוני נוכחות מבוקרים ומאפשרת לברר את הפער בין תכנון שעות, עבודה שבוצעה ועלות השכר שחושבה. יש לבחון בהדגמה טיפול בשעות נוספות ובשינויים במשמרות לפי הסדרי ההעסקה של הארגון. ההתאמה תלויה ביכולות המערכת, בממשקים, בתהליכי הבקרה ובצרכים של הארגון.
האם מערכת נוכחות יכולה למנוע חריגה מתקציב השכר?
מערכת נוכחות יכולה להצביע בזמן על פערי שעות ושיבוץ, בהתאם לעדכניות הנתונים וליכולות הבקרה שהוגדרו, אך לא להבטיח שלא תהיה חריגה. לעיתים הגידול בעלות מוצדק תפעולית, לעיתים הוא נובע מנתון שיש לברר. בנוסף, רכיבי שכר מסוימים אינם נלמדים מדיווח שעות בלבד. לכן יש להצליב בין נתוני הנוכחות, המידע מהמנהלים ונתוני השכר המחושבים.
