מערכת נוכחות או שעון נוכחות: מה ההבדל ומה הארגון באמת צריך?

עיקרי המאמר

• שעון נוכחות הוא אמצעי הדיווח, מערכת נוכחות מרכזת, בודקת ומעבדת את הדיווחים לצורכי בקרה ושכר, בהתאם ליכולותיה ולהגדרות שנקבעו.
• לפי סעיף 25 לחוק שעות עבודה ומנוחה, מעסיק שחובת הרישום חלה עליו נדרש לנהל רישום שוטף של שעות העבודה בפועל, לרבות שעות נוספות והמנוחה השבועית.
• בארגונים עם משמרות, מספר אתרים, עובדים מסוגים שונים או הסכמי עבודה מורכבים, נדרש בדרך כלל פתרון רחב יותר משעון בלבד.
• סינאל מציעה פתרונות לניהול נוכחות ושכר. בעת בחירת הפתרון יש לבדוק את מערכת הנוכחות, מערכת השכר ואמצעי הדיווח, ואת אופן החיבור ביניהם.

המונחים שעון נוכחות ומערכת נוכחות נשמעים דומים, אבל הם מתארים שני חלקים שונים בתהליך. שעון הנוכחות מתעד את פעולת העובד, כניסה, יציאה ולעיתים דיווחים נוספים. מערכת הנוכחות מקבלת את הנתונים, מיישמת עליהם את כללי העבודה בארגון ומכינה אותם לבקרה ולהמשך עיבוד שכר.

עבור סמנכ״לי כספים, חשבי שכר ומנהלי תפעול, ההבדל הזה מהותי. השאלה אינה רק איך העובד מדווח, אלא כיצד הנתון עובר מהדיווח בשטח ועד לחישוב השכר. דיווח חסר, היעדרות שלא עודכנה או תיקון שממתין לאישור מחייבים תהליך טיפול ברור, לפני שהנתונים עוברים למערכת השכר.

מהו שעון נוכחות?

שעון נוכחות הוא מסוף המאפשר לעובד לדווח על כניסה, יציאה ולעיתים פעולות נוספות, בהתאם לדגם. לצד שעונים פיזיים, קיימים ערוצי דיווח חלופיים או משלימים, כגון מחשב, סמארטפון או טאבלט.

האם החוק מחייב שעון נוכחות פיזי?

מבחינה משפטית, נקודת המוצא היא חובת הרישום. סעיף 25 לחוק שעות עבודה ומנוחה מחייב מעסיק שחובת הרישום חלה עליו לנהל פנקס שעות עבודה ומנוחה. הרישום צריך להתבצע באופן שוטף ולכלול את שעות העבודה בפועל. כאשר הרישום אינו מתבצע באמצעים מכניים, דיגיטליים או אלקטרוניים, נדרשות חתימת העובד מדי יום וחתימת אישור של אחראי שמינה המעסיק, בכפוף להוראות הסעיף.

כלומר, סעיף 25 אינו מחייב כשלעצמו שימוש בשעון נוכחות פיזי מסוג מסוים. השעון הוא אחד האמצעים שבעזרתם ניתן לייצר את הרישום. יש לבדוק גם הוראות ייעודיות החלות על הענף, מקום העבודה או קבוצת העובדים.

מקור: ספר החוקים — תיקון סעיף 25 לחוק שעות עבודה ומנוחה

מהי מערכת נוכחות?

מערכת נוכחות היא שכבת הניהול שמעל אמצעי הדיווח. היא אוספת את הנתונים, מאפשרת לבדוק חריגות, לנהל היעדרויות ולהחיל כללי עבודה והסכמים שונים, בהתאם ליכולות המוצר ולמודולים שהוטמעו בארגון.

בעת בחינת מערכת נוכחות, כדאי לבדוק אם היא תומכת בצרכים הבאים:

• שעות רגילות ושעות נוספות.
• ניתוח שעות לפי משמרות ולוחות שנה, שיבוץ משמרות, אם יכולת זו נדרשת וכלולה בפתרון.
• חופשות והיעדרויות.
• תיקוני דיווח ואישורי מנהלים.
• מספר אתרים וקבוצות עובדים.
• העברת נתונים להמשך עיבוד שכר.

חשוב להבחין בין עיבוד נתוני נוכחות לבין חישוב השכר: מערכת נוכחות יכולה לסווג שעות והיעדרויות לצורכי שכר, אך אינה מחליפה בהכרח מערכת שכר או תוכנה לחישוב שכר.

שעון נוכחות מול מערכת נוכחות: מה ההבדל?

ההבדל המרכזי הוא ששעון נוכחות אוסף את הנתון, בעוד מערכת נוכחות מנהלת ומעבדת אותו.

הטבלה מתארת את חלוקת התפקידים המקובלת. יש לבדוק כל פתרון לגופו: שעון עשוי להימכר עם תוכנה נלווית, ויכולות מערכת הנוכחות תלויות במוצר ובתצורה שנבחרו.

מה הארגון באמת צריך?

הבחירה צריכה להתבסס על מורכבות העבודה ותהליך הכנת השכר, ולא רק על מספר העובדים. בארגון עם משמרות, מספר אתרים או הסכמי עבודה שונים, נדרשת בדרך כלל מערכת נוכחות שאליה מחוברים אמצעי הדיווח המתאימים לכל קבוצת עובדים.

עובדי משרד יכולים להשתמש בשעון נוכחות פיזי, עובדי שטח באפליקציה ועובדים היברידיים בדיווח דיגיטלי. מבחינת הנהלת הארגון, החשוב הוא שהנתונים ירוכזו בתהליך מסודר, שבו אפשר להחיל את הכללים המתאימים לכל קבוצת עובדים, לבצע בקרה ולהכין את הנתונים לשכר.

לדוגמה, בענף המלונאות יש לבחון צרכים כגון עבודה במשמרות משתנות, עבודה במנוחה השבועית ובחגים, ושיוך שעות למחלקות ולמרכזי עלות. אלה דרישות שיש לבדוק מול הספק, ולא יכולות שיש להניח שקיימות בכל מערכת.

מה כדאי לבדוק לפני בחירת מערכת נוכחות?

כדי לבחון התאמה לארגון, כדאי לבקש הדגמה של תהליך עבודה אמיתי:

• כיצד נקלטים דיווחים מכל האתרים ומערוצי הדיווח?
• כיצד מטופלים דיווח חסר, היעדרות ותיקון שעות?
• מי רשאי לשנות נתונים, ומי מאשר אותם?
• כיצד מיושמים הסכמי העבודה והכללים של קבוצות העובדים השונות?
• אילו נתונים עוברים למערכת השכר, וכיצד בודקים שההעברה הושלמה כראוי?

הדגמה כזו מאפשרת להעריך את התהליך המלא, מעבר לרשימת התכונות של השעון או התוכנה.

כיצד פתרונות הנוכחות והשכר של סינאל משתלבים בתהליך?

סינאל (Synel) מציעה פתרונות לניהול נוכחות ולניהול שכר. מערכת הנוכחות Harmony עוסקת באיסוף ובעיבוד נתוני הנוכחות, ואילו Harmony Payroll מוצגת כ״מערכת הרמוני שכר ומשאבי אנוש״. מדובר בתפקידים שונים שיש לבחון את החיבור ביניהם במסגרת הפתרון המוצע לארגון.

חומרי החברה מתארים ניתוח נוכחות בהתאם להסכמי עבודה וממשקים לשכר. בעת בחירת הפתרון יש לוודא אילו יכולות, מודולים וממשקים כלולים בהצעה העדכנית.

מקורות: ………………………………………………

סינאל מציעה גם את Harmony Smart, המאפשרת דיווח כניסה ויציאה במכשיר נייד ופעולות נוספות, כגון דיווח היעדרות וצפייה בדוחות. יש לבדוק את זמינות הפעולות בהתאם לגרסה, להרשאות ולתצורה בארגון.

מקור: ……………………………..

עבור סמנכ״לי כספים וחשבי שכר, המשמעות היא אפשרות לחבר בין שלבי התהליך: דיווח העובד, עיבוד נתוני הנוכחות, אישורים והעברת הנתונים להמשך תהליך השכר, בהתאם לממשקים ולהגדרות שהוטמעו.

קראו גם: איך לבחור מערכת שכר לארגון? 10 קריטריונים שחשוב לבדוק

שאלות נפוצות על שעון נוכחות ומערכת נוכחות

האם חייבים להשתמש בשעון נוכחות פיזי?

לא בהכרח. סעיף 25 לחוק שעות עבודה ומנוחה עוסק בחובת הרישום ואינו מחייב כשלעצמו מסוף פיזי מסוג מסוים. ניתן לבצע רישום באמצעים דיגיטליים או אלקטרוניים, בכפוף להוראות הדין החלות על הארגון ועובדיו.

האם אפליקציית נוכחות יכולה להחליף שעון נוכחות?

כן, בהתאם לצורכי הארגון. אפליקציה יכולה לשמש ערוץ דיווח חלופי או משלים לשעון פיזי. חשוב לבדוק כיצד הדיווחים נקלטים במערכת הנוכחות, כיצד מטופלים דיווחים חסרים ואילו פעולות זמינות לעובדים ולמנהלים.

האם מערכת נוכחות מחשבת גם את השכר?

לא בהכרח. מערכת נוכחות מעבדת את דיווחי הזמן וההיעדרויות לפי הכללים שהוגדרו. מערכת השכר מבצעת את חישובי השכר והניכויים ומפיקה את תלושי השכר. כאשר מוצע פתרון של מערכת שכר ונוכחות, יש לבדוק אילו רכיבים כלולים בו וכיצד הנתונים עוברים ביניהם.

למה חשוב לחבר את מערכת הנוכחות למערכת השכר?

חיבור בין המערכות מאפשר להעביר את נתוני הנוכחות לאחר עיבוד ובקרה להמשך תהליך השכר, במקום לנהל את המידע באופן מנותק או להעבירו ידנית בין מערכות.

כדי לבדוק את החיבור בפועל, כדאי להדגים תרחיש מלא: דיווח כניסה ויציאה, השלמת דיווח חסר, אישור מנהל וקליטת הנתונים במערכת השכר. כך ניתן לבחון גם את הממשק וגם את הבקרה לאורך התהליך.

בחירת פתרון נוכחות לפי תהליך העבודה בארגון

שעון נוכחות הוא נקודת הדיווח; מערכת נוכחות היא המנגנון שמנהל את הנתונים ומחבר אותם לתהליך הארגוני. עבור ארגונים שבהם השכר מושפע ממשמרות, שעות נוספות, היעדרויות או הסכמי עבודה שונים, חשוב לבחון את התהליך המלא ולא רק את אמצעי ההחתמה.

הבחירה בפתרונות הנוכחות והשכר של סינאל צריכה להתבסס על צורכי הארגון, על התצורה והממשקים המוצעים ועל הדגמה של מעבר הנתונים משלב הדיווח ועד לחישוב השכר.

רוצים לבדוק אילו אמצעי דיווח ומערכת נוכחות מתאימים לארגון שלכם? צוות סינאל יכול לסייע בבחינת הפתרון בהתאם למבנה הארגוני ולצרכים שלכם.

המידע בכתבה כללי ואינו מהווה ייעוץ משפטי או חשבונאי. יש לבדוק את הוראות הדין והסדרי ההעסקה החלים על הארגון ועובדיו.