מדריך כיס לניהול העובדים בארגון בדרך יעילה יותר – 2022
כולנו רואים כבר את האופק של העתיד, מקצועות רבים בסכנת הכחדה כמו שקרה לסנדלרים של הדורות הקודמים מאידך, מקצועות חדשים רבים נוצרים. המשותף לכל השינוי הזה הם התייעלות, ניהול ההון האנושי וניצול המשאבים בצורה מדידה ויעילה יותר.
בעלי עסקים, מנכ”לים, מנהלי משאבי אנוש ומנהלי מערכות מידע, לפניכם מדריך כיס לניהול העובדים בארגון בדרך יעילה יותר – עדכני לשנת 2022.
התיישבנו עם מר ארז בוגנים, מנכ”ל סינאל, כדי להעביר את המסר לכמה שיותר בעלי עסקים בינוניים וגדולים. כל מי שמעסיק יותר מ-20 עובדים, המדריך הזה בשבילכם.
“שימוש בכלים טכנולוגיים הם חלק עיקרי וחשוב כחלק מההתייעלות בכל חברה וארגון” מסביר לנו ארז בוגנים, מנכ”ל סינאל.
אחד מהתפקידים של מחלקת משאבי אנוש הוא לגעת באנשים ולתת להם משמעות. מחלקת משאבי אנוש גורמת למחוברות ארגונית ומתייחסת לעובדים שלה כשותפים אסטרטגיים.
לא תאמינו כמה שינויים ושיפורים עוברת מחלקת משאבי אנוש בשנים האחרונות, הטכנולוגיה, ההיצע והביקוש, רווחת העובדים, שימור העובדים, החזר השקעה ומה לא. “מנהלות משאבי אנוש צריכות ארסנל כלים משובצר כדי לעבוד בצורה יעילה ומתודית וכנראה שגם אתם” – אומר לנו ארז בוגנים
תוכנת משאבי אנוש ומערכת ניהול HR
תוכנות ומערכות ניהול משאבי אנוש מאגדות בתוכן את הנהלים של הארגון, ההוראות ש”נכתבו בדם” ואת הפילוסופיה והחזון של החברה עם חוזי עבודה, תנאי שכר, מדדים של ביצועי העובדים ועוד נתונים רבים.
ניתן במספר לחיצות עכבר לראות מידע כל כך חשוב, ולהגיע לתובנות באמצעות פילוחים של בסיסי מידע חופפים. תחשבו שאתם מגייסים עובדת לתפקיד חדש ואתם יודעים על בסיס מידע קודם מה הייתה התפוקה הממוצעת, החזר ההשקעה ואילו יכולות “רכות” חשובות על מנת שהעובדים יוכלו לבצע את התפקיד ביעילות.
ניהול ההון האנושי עם תוכנת משאבי האנוש מערכת ניהול אינטגרטיבית
מי לא מכיר את המושג הטכנולוגי בשם אינטגרציות? אחד מן המושגים הכי מדוברים, וכמעט כל פלטפורמה/שירות בענן משתמשת באינטגרציות רבות, החל מחיבור של טבלאות בסיסי נתונים, סנכרון ויצירת מידע משולב חדש, כפי שקורה במערכות ERP ו-CRM.
מערכת מידע אינטגרטיבית המנהלת את כל משאבי הארגון ומבוססת על מאגר נתונים מרכזי משולבת בכלים ויכולה להיות הפתרון שחיפשתם לניהול כל פעילות העסק.
ניהול תיק עובד מקוון – ניהול כח אדם
לא תאמינו כמה זמן אפשר לחסוך בעזרת ניהול תיק עובד בצורה מקוונת. אין צורך שהעובד יתאם פגישה ארוכה עם מנהלת משאבי אנוש ויצטרך להכין כוס קפה, לחכות למעלית ולהמתין כדי לטפל בענייני עבודה.
עם מערכת ניהול תיק עובד מקוונת בענן, העובד פשוט נכנס למערכת, לוחץ כמה קליקים ומקבל מענה מתאים במרבית המקרים.
גיוס
הזכרנו כבר את ניהול תיק העובד בצורה מקוונת אז באופן די דומה ניתן לשפר את תהליך הגיוס במספר רבדים דיגיטליים פשוטים החל מצ’אט בוט העונה על שאלות נפוצות למועמדים לתפקיד החדש, למילוי טפסים כמו טופס 101, 161 עבור רשות המיסים, ביטוח לאומי וכו’, תהליך onboarding וקבלת התפקיד ואף סרטוני הדרכה על התפקיד ותחומי האחריות.
“לקליטת עובדים באופן דיגיטלי יש המון יתרונות”. מדגיש ארז בוגנים, מנכ”ל סינאל.
ניהול מסמכים דיגיטלי
אין ספק שיש מודעות גדולה לאיכות הסביבה מצד חברות וארגונים. היערות, העצים, איכות האוויר, הציפורים וחיות הבר – כולם מובילים לחסוך בבזבוז של משאבים ומעבר חלק אל טפסים ומסמכים דיגיטליים.
אחד מן הטפסים הכי מוכרים בתהליך קליטה של עובדים חדשים או עזיבה של עובדים הוא טופס טיולים. העובדים עוברים במספר תחנות ומכירים את האנשים החשובים להם לתפקיד ולרווחתם. הגיע הזמן להפוך את אלפי הניירות למסמכים דיגיטליים.
מסמכים דיגיטליים שומרים על עדכניותם ולכן כדאיים יותר כי חוסכים לכם זמן יקר בחיפוש מאולתר.
טופס הצהרת בריאות דיגיטלי
טופס נוסף שכבש את מחלקות משאבי אנוש בתקופת הקורונה היה הצהרת בריאות. לפי הנחיות משרד הבריאות, העובדים היו נדרשים למדוד חום גוף ולמלא טופס כזה לפחות פעמיים ביום.
בעזרת אינטגרציה של מודול הצהרת בריאות עם שעון נוכחות, קרה שנתוני החום של העובדים עברו מיד אל תוך מערכת הנוכחות שהנפיקה בצורה אוטומטית טופס הצהרת בריאות עדכני.
ושוב חסכון בזמן יקר.
הכשרות מקצועיות כמענה לאתגרי הגיוס
כפי שקרה לאחרונה ששווקו הכשרות מקצועיות אשר נתפרו לצורכי תפקידים חדשים שלא היו קיימים בשוק העבודה, ההכשרות נועדו להסמיך את המועמדים המתאימים כעובדים חדשים שמכירים כבר את המערכות הייחודיות של מקום העבודה.
מקומות עבודה בתחומים נישתיים שיש להם מערכות טכנולוגיות או שירותים ייחודיים, יכולים לבצע הכשרות ממוקדות ולגייס עובדים שעברו בהצלחה את מבחני ההסמכה שלהם. הכשרות מסוג זה יקרות אך בהחלט יכולות לייצר עובדים נאמנים ויעילים בחברות וארגונים.
בנוסף, שימוש במערכות הדרכה ייעודיות אשר ישתמשו בחוכמה בשילוב שיטות לימוד כמו סרטונים קצרים, תוכן ובוחן משוב קצר יזרזו את עקומת הלמידה של ההון האנושי.
חדשנות דיגיטלית בתהליכי קבלת עובדים
“למרות הכלים הטכנולוגיים המתקדמים, תהליך הגיוס עדיין לא פשוט בכלל”- מעדכן אותנו ארז. לאתר טאלנטים ומועמדים שמתאימים לחזון החברה, עם קווי אופי איכותיים וגם את היכולות הנדרשות לתפקיד זהו תהליך ארוך של ניפוי וסינון.
ודווקא בתהליך כזה יש צורך אמיתי להשתמש בכלים טכנולוגיים שיכולים לבצע מעין סקר סיכונים מהיר ולסנן את כמות המועמדים הגדולה למקבץ מדויק יותר.
מסעות דיגיטליים בצמתים משמעותיים בחיי העובד
אחרי שגייסתם עובדים ועשיתם להם onboarding כיפי ומפנק. אחרי שהעובדים קיבלו מתנה לחג ויום כיף זוגי. כעבור שנה… העבודה, השיגרה והעומסים יתחילו לשחוק את המפרקים של המוטיבציה והסיפוק מהעבודה ולכן מסעות דיגיטליים לאורך חיי העובד יכולים לשמר את העובדים ולהקטין את השחיקה שלהם.
מספיק שתהיה הטבה בסוף החודש אשר מותאמת לעובדים, נניח שאחד העובדים הוא אבא טרי, במחלקת משאבי אנוש יודעים את זה ולכן מלווים אותו ומעניקים לו הטבה לקניית מוצרי צריכה בסוף החודש או צעצועים לתינוקת וכך יכולים לשמר אותו בחברה.
תוכנת הערכת ביצועי עובדים
המון כתבות נכתבו על כישורי העתיד ומתודות למידה חדשניות בהקשר ישיר לביצועי העובדים בחברה. עובדים שלא מפסיקים ללמוד ולצמוח הם בסבירות גבוהה לעבוד בתפוקה גדולה יותר. וכשהתפוקה גדולה יותר והעובדים לא מרגישים מוערכים מספיק, יש סכנה לבריחה של מוחות מהחברה. עובד שעובד טוב יודע מה הוא שווה, וגם אם לא אז זה עניין של זמן עד שיראה את התלוש של עמיתיו לעבודה באותה המחלקה.
תוכנת הערכת ביצועים נותנת ספקטרום רחב ולא נותנת רק לתלוש השכר להגדיר את השכר. יכולים להיות שני עובדים באותו מחלקה, שעושים את אותו התפקיד ויקבלו שכר דומה למרות שאחד מהעובדים בעל ביצועים חלשים באופן משמעותי מחברו למחלקה.
תוכנת הערכת ביצועים תפלח את אחוזי הסגירה במחלקת המכירות, את כמות הפניות שטופלו במחלקת השירות ואפילו כמה ק”מ עברו ביום עבודה.
“תהליך הערכת ביצועי עובדים יוכל לשפר את תנאי עבודה ולשפר את היחסים שבין עובד ומעביד בצורה כנה, כזו ששני הצדדים מטיבים זה עם זו” אומר ארז בחן ובנועם.
ניהול ההון האנושי עם תוכנת רווחה ייעודית
כל הנושא של רווחת העובדים עלה למודעות הציבורית רק בשנים האחרונות, אך מערכות רווחה קיימות כבר עשרות שנים. מערכת רווחה יכולה לייצר תובנות רבות על העובדים שלכם בחברה. מנהלות רווחה במחלקת משאבי אנוש יכולות לראות בזמן אמת על מצוקה או חוסר סיפוק של אחד מן העובדים ולטפל בזה באופן מיידי.
ניהול ההון האנושי עם תוכנת ניהול הפרויקטים
תרשים גאנט הוא תרשים המשמש לתיאור פעילויות עם הקשרים ביניהן תוך ציון הזמן של כל פעילות ופעילות. ברגע שהתרשים הופך למפה שכל העובדים מכירים היא משפרת את העמידה ביעדים KPI.
מערכת ניהול פרויקטים משלבת פאנלים (דשבורדים) מתקדמים המציגים רשימת מטלות בציר הזמן והערכת זמן לביצוע המטלה והכל בתצוגה קלה וברורה.
משימות מאקרו של חזון ואסטרטגיה מתפרקות למשימות מיקרו הניתנות לביצוע עם דד ליין עבור כל עובד בחברה ובכל תפקיד.
העובדים “מגדילים ראש”, מרגישים טוב יותר כי הכל מסודר ויודעים אילו משימות הושלמו (כולנו אוהבים לראות סימון של וי) ואילו משימות צריכות להתבצע עד סוף החודש.
תוכנה לסידור עבודה – נוכחות
יש מקומות עבודה שעובדים מסביב לשעון וצוותי עובדים מתפצלים אל משמרות עבודה של בוקר, צהריים וערב.
כמות האפשרויות לשיבוצי משמרות עובדים יכולה להגיע לכדי מטריצה ענקית שמתחילה להראות כמו תשחץ ולכן תוכנה לסידור עבודה תחסוך מהדרג הניהולי זמן יקר שיוכלו להשקיע בלקוחות החברה, בשיווק, ברווחת העובדים ומה לא – העיקר שלא לבזבז את הזמן.
תוכנה לניהול העסק בענן
ניהול עסק בעולם טכנולוגי ומהיר מחייב להשתמש בכלים טכנולוגיים רבים. כמות הביג דאטה, הסטטיסטיקות והמספרים, מהירות התגובה ויכולות החיזוי ומתן מענה מדויק בהתאם לצורך חשובים ביותר.
בעתיד שכבר מתקרב אלינו, שפת מחשב היא שפה שכל אחד חייב להכיר או לפחות לא להיבהל ממנה. תוכנות לניהול עסק הן הנדנדה שמצד אחד יושב קודים וסקריפטים ומצד שני חווית משתמש קלה ונגישה.
“היום כדי לנהל עסק ביעילות צריך להשקיע בתוכנות לניהול העסק הנמצאים ומאובטחים במחשבי ענן”, אומר ארז בוגנים ברצינות רבה.
שעון נוכחות אינטרנטי
הוצאות השכר הן ההוצאה הכי גדולה בכל עסק ולכן שימוש בשעון נוכחות אשר נגיש מכל מכשיר נייד או נייח יכול לחסוך עשרות אחוזים בהוצאות השכר החודשיות.
שעוני הנוכחות עד לא מזמן היו מחייבים את העובד להעביר כרטיס מגנטי אישי או לשים את האצבע לזיהוי טבעית אצבע ביומטרית כלומר, העובדים היו חייבים להיות נוכחים בצורה פיזית במקום העבודה.
בשנים האחרונות קרה שינוי משמעותי שחלק ניכר מהעובדים עברו לעבוד בצורה היברידית ולכן לא נכחו בצורה פיזי במקום העבודה אלא נכנסו לפלטפורמה ייעודית בשעות שנקבעו בחוזה העבודה והתחילו לעבוד.
אמינות היא הגרעין של כל חברה וארגון, אך עדיין צריך להתחשב ב”מקרה הגרוע ביותר” כשמדובר בהתחברות בשליטה מרחוק ולכן היום ניתן למדוד את תנועת העכבר, מספר הלחיצות בעכבר ואפילו לראות אילו תוכנות רצות במשאבים של המחשב כדי לוודא את חוזק האמינות.
שעון נוכחות אינטרנטי הוא פתרון מעולה לעובדי שטח ולעובדים במודל היברידי.
קיצוץ בעלויות השכר מבלי לפגוע ברווחת העובדים – האם זה אפשרי?
ברגע שהעובדים חשים תחושת סיפוק ומשמעות וגם מקום העבודה דואג להתפתחותם האישית, אותן “שעות מתות” של הפסקות קטנות להתרעננות הופכות לתפוקה עבור פעילות החברה.
צווי הרחבה
צווי ההרחבה נשארו כוחניים במספר ענפים במשק כמו מפעלי תעשייה ובתי המלון, במגזרים הציבוריים ואצל אנשי החינוך של הדור הקודם.
היום בתקופה של שפע, אלו הנהנים מצווי הרחבה ומחפשים יציבות במקום עבודה אחד ויחיד לעיתים קטני אמונה לגבי עצמם שביכולתם להתקדם למקום עבודה טוב יותר, אילו ידחפו קצת יותר וישקיעו.
צווי הרחבה מעניקים זכויות לעובדים וזה דבר מבורך אך אותם צווים ברובם מתבססים על וותק ושנות עבודה ומעט מאוד על יעילות, ביצועי העובד והשפעתו על החברה.
מערכת נתוני שכר
קיים חוק המחייב לדווח נוכחות עובדים ולנהל רישום של שעות עבודה ועל כן מעסיקים חייבים לנהל רישום לגבי העובדים. מערכת שכר ייחודית תמנע טעויות אנוש ותחסוך לכם זמן, משאבים וכסף בארגון או בחברה ולחילופין תשמש גם ככיסוי בהקשר של נטל הוכחה כאשר עובד תובע את מקום העבודה.
תלוש השכר הוא אחד מן המסמכים הכי משמעותיים במשק כולו. כל שינוי הכי זעיר ישפיע על מאות אלפי שכירים בישראל ולכן נדרשת מערכת שכר ונוכחות, היא תוכנה לחישוב שעות עבודה של העובדים. במערכת שכר – תוכנת שכר מתקדמת ניתן להפיק תלושי שכר דיגיטליים ולעדכן במהירות כל שינוי רגולטורי בלחיצת קליק על העכבר.
שירות חשבות שכר ונוכחות במיקור חוץ
אם אתם לא מצליחים להתמודד עם כמות התנועות במחלקת הנהלת החשבונות, גבייה, תשלום לספקים והוצאות השכר כדאי להשתמש בשירותי חשבות שכר מלאים לארגון או לחברה שלכם.
מיקור חוץ של שירותים אשר אינם ייחודיים לחברה שלכם אלא המסייעים לניהול העסק שלכם יכולים לפנות לכם זמן ומשאבים למטרות חשובות יותר.
דיני עבודה
יש כל כך הרבה שינויים במשק ובכלכלה המאקרו שמאוד קשה לעקוב ולהכיר את כל הרגולציות ודיני העבודה הקיימים. דבר זה דורש כח אדם שלעיתים זה לא חלק מחזון החברה ורחוק מאוד מהשירות או המוצר שהחברה מתעסקת.
בקרת רגולציה דורשת להיות עם היד על הדופק (כלומר, העסקה של מספר עובדים) ולכן לעיתים כדי להתייעל מומלץ להשתמש בשירותי מיקור חוץ תחת הסכמי התקשרות הגונים.
מערכות אג’יליות
ניהול מטרציוני כבר מזמן נהפך לשיטת עבודה נפוצה בעולם עבודה של מולטיטסקינג. חייבים להגיב במהירות ולתת משוב בזמן אמת עבור כל אחד מהעובדים. מערכות ERP ו-CRM הן נידבך חשוב בשיטת עבודה מסוג זה. הן מציגות את כל צוואי הבקבוק והעומסים וכך ניתן לפזר ולהאציל את המשימות בצורה מאוזנת על צוותי המחלקות וגם בצד ההפוך, ניתן לשלוח הצעות מחיר הכוללים פריטי מוצרים במהירות ללקוחות פוטנציאלים חדשים.
“שדרגו את לוח המשימות שלכם ללוח מסוג קאנבן (Kanban) ועבדו חכם ויעיל יותר” מסכם ארז בוגנים.
בסינאל מכירים את החשיבות של התייעלות בלתי פוסקת
“את הטיפים שקיבלתם במדריך הכיס למדתי בשנים האחרונות על בשרי. הטמענו את מערכת ה-ERP וה-CRM של נטסוויט כחלק מתהליך רוחבי בחברה. רצינו לשדרג את כל המודולים: שיווק, מכירות, תפעול, קריאות שרות, לוגיסטי ופיננסים במערכת חדשה יעילה יותר. ניערנו את נהלי גיוס העובדים המיושנים ופיתחנו פתרונות ומוצרים טכנולוגיים המסייעים לחברות וארגונים לחסוך בהוצאות השכר כמו שעוני הנוכחות הביומטריים אשר מזהים תווי פנים וטביעות אצבע ומסתנכרנים עם מערכת שכר עם כל המודולים שעסק צריך ואף יותר”.
כל תוספת קטנה שיפרה את התפוקה בעשרות אחוזים באפקטיביות של העובדים ובמקצועיותם. חייבים להוביל את היעילות ככסטנדרט במשק הישראלי.” כך מספר לנו ארז
אז לסינאל יש פתרונות שחוסכים בהוצאות שכר מבלי לפגוע ברווחת העובדים?
“סינאל מלל פייוויי נמצאת בחזית במגזר הציבורי; בחברות ממשלתיות, מוניציפליים, מוסדות ליבה כמו בתי חולים, משרדי ממשלה ובאלפי עסקים במגזר העסקי בענפים השונים וחוסכת בהוצאות השכר מבלי לפגוע ברווחת העובדים”.
תוכלו להיכנס בקישור הבא ולהתייעץ עם נציגי המכירות שלנו:
https://www.synel.co.il/info/כלל-פתרונות/
מחפשים ספק אחד שיתן לכם מעטפת של פתרונות לחברה שלכם? בקרו באתר הרשמי של סינאל
